Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR): een praktische checklist

Per 1 juli 2021 treedt een nieuwe wet in werking genaamd Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen. Deze nieuwe wet wil het rechtspersonenrecht voor stichtingen en verenigingen op een aantal punten gelijk trekken aan dat van de BV/NV. Voor stichtingen, verenigingen en coöperaties waren zaken rondom bestuur en toezicht niet, of beperkt, wettelijk geregeld. Met de nieuwe wet wordt dat nu wel gedaan. Dit betekent meer mogelijkheden, zoals een monistisch bestuur, maar in sommige gevallen ook meer verplichtingen en taakomschrijvingen.  We delen graag een praktische checklist, zodat je kunt bepalen of jullie als organisatie aanpassingen willen doen in de statuten of de manier van werken.

Wanneer het noodzakelijk is dat de statuten moeten worden aangepast, hoeft dat niet voor 1 juli te gebeuren. Statutenwijzigingen kunnen nog tot 5 jaar na invoering van de WBTR gedaan worden. In die tijd gaat de Wet boven de eigen statuten.

Checklist
Om te zien welke actie je moet ondernemen om aan de WBTR te voldoen, kunt je gebruik maken van de onderstaande praktische checklist. Deze is ontwikkeld door de NOV, Platform voor Vrijwillige Inzet.

1. Welk bestuursmodel hebben jullie?

De meeste vrijwilligersorganisaties kennen een collegiaal bestuur. Alle bestuursleden zijn en hebben een gelijkwaardige stem. Alleen bij het staken van de stemmen kan de voorzitter een doorslaggevende stem hebben. Dit is vaak al vastgelegd in de statuten. In de WTBR krijgen organisaties de mogelijkheid om voor een ander bestuursmodel te kiezen. Er kan gekozen worden voor een raad van toezicht of raad van commissarissen, of voor een monistisch bestuursmodel waar de uitvoerende en controlerende taken (toezicht) in één bestuur over verschillende bestuurders verdeeld zijn. Een organisatie met een collegiaal bestuur die voor een ander model wil kiezen zal de statuten moeten aanpassen.

2. Welke regels gelden voor aansprakelijkstelling?

Een bestuurder is wettelijk verplicht om zijn taken behoorlijk te vervullen. Wanneer sprake is van onbehoorlijk bestuur en er ontstaat schade kan de bestuurder voor die schade aansprakelijk gesteld worden. Het gaat hierbij niet om kleine fouten maar ernstig verwijtbaar handelen. In de WBTR wordt dat geëxpliciteerd, dat bij een faillissement bestuurders die zich schuldig maken aan fraude of andere vormen van ernstig taakverzuim hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden.

  • Alle belangrijke financiele afspraken moeten binnen het bestuur worden vastgelegd.
  • Periodieke controle van alle betalingen volgens het 4-ogen principe.
  • Jaarlijkse controle door een accountant.
  • Maak afspraken over betalingen aan bestuurders. Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
  • Vraag referentie of laat een VOG aanvragen door nieuwe bestuursleden en andere personen die voor de organisatie de financiën regelen.
  • Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een van tevoren vastgesteld bedrag altijd bij meerdere aanbieders een offerte aan.

Bestuurders hebben de verplichting hun taken behoorlijk te vervullen en kunnen daar op aan worden gesproken. Die behoorlijke taakvervulling houdt in dat je als bestuurder in elk geval handelt in overeenstemming met het statutaire doel en zich houdt aan in de wet en statuten omschreven verplichtingen. Tot een behoorlijke taakvervulling van bestuurders behoren in ieder geval:

  • Bestuurders zijn bekend met de statuten van de organisatie.
  • Bestuurders gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de organisatie waarvan bekend is dat de organisatie die niet kan nakomen.
  • Bestuurders nemen maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico’s. Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeringen.
  • Bestuurders vergewissen zich ervan dat collega-bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen doen en dat het door een medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor uw organisatie leidt?
  • Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af de uitvoering van de taken.
  • Bestuurders zijn goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is worden de bezwaren van bestuursleden ook opgeschreven (onder andere in notulen).
  • Bestuurders van organisaties die verplicht zijn om de balans of andere financiële gegevens bij het handelsregister openbaar te maken doen dat op tijd en volgens de regels?

3. Belang van de eigen organisatie voorop

In de WBTR worden bestuurders en toezichthouders van verenigingen en stichtingen verplicht zich bij het vervullen van hun taak te richten op het belang van de rechtspersoon en de daaraan verbonden onderneming of organisatie.

4. Een tegenstrijdig belangregeling

Een bestuurder moet ten alle tijden in het belang van de organisaties beslissen. Een bestuurslid die een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een bestuursbeslissing, neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming daarover. Als alle bestuurders in een vereniging een tegenstrijdig belang hebben dan verschuift de beslissingsbevoegdheid naar de algemene vergadering van de vereniging. Stichtingen hebben geen algemene vergadering daarom blijft de beslissingsbevoegdheid ook wanneer alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben bij het bestuur die dan wel schriftelijk moet vastleggen wat de overwegingen zijn die aan het besluit ten grondslag liggen. Dit schriftelijk vastleggen helpt bestuurders als achteraf verantwoording moet worden afgelegd. Organisaties mogen de tegenstrijdig belangregeling in de statuten anders, in een andersluidende regeling opnemen.

5. Regeling begrenzing meervoudig stemrecht

De WBTR geeft regels over het meervoudig stemrecht voor bestuurders van verenigingen en stichtingen. Voor de vereniging en de stichting komt te gelden dat een bestuurder niet meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen. De begrenzing van het meervoudig stemrecht draagt bij aan de kwaliteit van het bestuur bij verenigingen en stichtingen en voorkomt dat één bestuurder zijn zin kan doordrukken. Wanneer organisaties in de statuten een regeling hebben dat één bestuurder meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen, dienen deze verenigingen en stichtingen die regeling in de statuten aan te passen.

6. Ontstentenis en beletregeling

De WBTR verplicht organisaties een ontstentenis en belet regeling in de statuten op te nemen. Van ontstentenis is sprake als een bestuurder ophoudt bestuurder te zijn. Met belet wordt gedoeld op de situatie dat een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen.

7. Ontslag van bestuurders van stichtingen

Tot slot is in de WBTR opgenomen dat een stichting een bestuurder door de rechter kan worden ontslagen wegens:

  • Verwaarlozing van zijn taak.
  • Andere gewichtige redenen.
  • Ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van het bestuurderschap in redelijkheid niet geduld kan worden.
  • Het niet of niet behoorlijk voldoen aan een bevel van de voorzieningenrechter (artikel 2:298 lid 1).

Workshop Bestuur & Toezicht
Op dinsdag 13 april kun je gratis deelnemen aan de online workshop Bestuur & Toezicht. In deze workshop bespreken we wat de verschillen zijn tussen besturen, adviseren en toezicht houden en welke taken en hoe je dat goed en prettig invult. Ook kijken we met een advocaat van juristenkantoor Dirkzwager naar de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WTBR) die op 1 juli 2021 van kracht wordt en bespreken we de eventuele gevolgen van deze wet voor stichtingen, verenigingen en coöperaties. Na afloop heb je inspiratie en handvatten om het goede gesprek in je eigen bestuur of organisatie aan te gaan.